COMPUTER BASE INFORMATION SYSTEM ( CBIS )

1. PENGOLAHAN DATA
Pengolahan data (data processing-DP) adalah manipulasi atau transformasi simbo-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Istilah pengolahan transaksi (transaction processing-TP) makin banyak digunakan untuk menggambarkan pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis. Walau istilah pengolahan data dan pengolahan transaksi dapat dipertukarkan, kita akan menggunakan istilah pengolahan data, karena lebih dikenal.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang mengumpulakan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam mapun di luar perusahaan.
Gambar 1.1 adalah suatu model SIA. Model tersebut merupakan turunan dari model system umum perusahaan. Elemen input, transformasi dan output dari sistem fisik perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan.
Arus informasi ke lingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu-satunya CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing.
Gambar 1.1
Suatu Model Sistem Informasi Akuntansi


TUGAS PENGOLAHAN DATA
SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data, yaitu :
a. Pengumpulan Data
Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan oleh satu catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, maka disebut transaksi, karena itu timbullah istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
b. Manipulasi Data
Data perlu dimanipulasi untuk untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data meliputi :
 Pengklasifikasian
Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang komputer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (nomor pegawai), departemen pegawai itu (nomor departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji).
 Penyortiran
Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.
 Penghitungan
Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan. Dalam sistem gaji, misalnya, upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.
 Pengikhtisaran
Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dan seterusnya.
c. Penyimpanan Data
Di suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari, di perusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Secara umum, sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.
d. Penyiapan Dokumen
SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara :
• Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.
• Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah cek gaji yang disiapkan setiap hari Jumat.
Umumnya, output berbentuk dokumen kertas. Namun, semakin banyak pemakai yang menggunakan tampilan layar.
KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari subsistem CBIS yang lain. SIA :
• Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.
• Berpegang pada prosedur yang relati standar. Peraturan dan praktik yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datannya dengan cara yang pada dasarnya sama.
• Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trail). Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal.
• Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi jika pengolahan berkelompok (batch) digunakan.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal. SIA menghasilkan sebagai output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.
2. SIM
Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau submit di bawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu system utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Model SIM
Definisi di atas dapat digambarkan dengan model SIM pada Gambar 2.1. database berisi data yang disediakan oleh SIA. Selain itu, data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan. Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Output perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah perusahaan. Tidak seperti SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.
Gambar 2.1
Suatu Model SIM


KONSEP SUBSISTEM INFORMASI ORGANISASI
Ketika perusahaan semakin berpengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup seluruh perusahaan, manajer di area-area tertentu mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan mereka. Sistem-sistem informasi fungsional ini, atau subset-subset SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi atas informasi mengenai area-area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang di area lain. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran sistem informasi fungsional, dan banyak usaha dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan komputer ke seluruh operasi pemasaran.
Area manufaktur juga menerima pengolahan komputer dan menerapkan teknologi itu baik sebagai sistem informasi konseptual maupun sebagai komponen dalam sistem manufaktur fisik. Teknologi seperti robot pabrik dan system ban berjalan yang dikendalikan komputer merupakan contoh bagaimana proses manufaktur fisik telah dikomputerisasi. Usaha untuk menerapkan komputer sebagai sistem konseptual biasanya tidak muncul di bawah nama system informasi manufaktur. Sebaliknya, digunakan nama-nama seperti Material Requirements Planning (MRP) dan Computer Integrated Manufacturing (CIM). Semua aplikasi ini dikelompokkan di bawah nama system informasi manufacturing dalam Lampiran C Bidang keuangan juga tidak memperoleh sebutan system informasi keuangan, walau sistem informasi berbasis computer dalam bidang ini sudah umum. Kita menggunakan judul sistem informasi keuangan dalam pembahasan di Lampiran D.
Suatu area fungsional yang mengadopsi sebutan sistem informasi adalah sumber daya manusia, dan inilah area yang paling banyak mndapat perhatian. Istilah sistem informasi adalah sumber daya manusia (Human Resources Information System-HRIS) dan system manajemen sumber daya manusia (Human Resources Management System-HRMS) sudah umum. Sistem ini akan dibahas dalam Laporan E.
Yang sedang mendapat banyak perhatian adalah sistem informasi organisasi yang ditujukan pada tingkat manajemen, yaitu sistem informasi eksekutif (executive information system), atau EIS.
Suatu gejala yang aneh adalah kenyataan bahwa unit jasa informasi tidak menunjukkan minat yang sungguh untuk menerapkan konsep SIM dalam areanya sendiri. Ini ibarat anak pembuat sepatu bertelanjang kaki. CIO dan para manajer jasa informasi lain telah menggunakan informasi yang dihasilkan komputer selama bertahun-tahun tetapi belum memformalkan penggunaannya dalam bentuk suatu sistem informasi.
Kita telah menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer untuk menggambarkan semua sistem informasi perusahaan. Istilah yang sekarang sangat populer adalah enterprise information system. Ia dapat melaksanakan seluruh proses komputer perusahaan, dari tugas pengolahan data hingga penyiapan informasi manajemen. Istilah enterprise resource planning (ERP) menjelaskan cara enterprise information system dikembangkan. ERP merupakan perluasan dari konsep MRP yang dikembangkan di bagian manufaktur sehinnga mencakup keseluruhan perusahaan.
3. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
KONSEP SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN(DECISION SUPPORT SYSTEM-DSS)
Konsep DSS dimulai pada akhir tahun1960-an dengan timesharing komputer. Untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis informasi.
Jenis-jenis DSS menurut Alter
Pada tahun 1976, Steven L.Alter, saat itu mahasiswa tingkat doctor di MIT, dengan berdasarkan kerangka kerja Gorry dan Scott Morton melakukan penelitian atas 56 sistem pendukung keputusan. Penelitian ini memungkinkannya mengembangkan suatu taksonomi dan enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat dukungan pemecahan masalah. Keenam jenis tersebut, yaitu :
 Mengambil elemen-elemen informasi
 Menganalisis seluruh file
 Menyiapkan laporan dari berbagai file
 Memperkirakan akibat keputusan
 Mengusulkan keputusan
 Membuat keputusan
Jenis yang memberikan dukungan paling sedikit adalah jenis yang memungkinkan manajer mengambil elemen-elemen informasi. Manajer dapat bertanya pada database untuk mendapatkan angka penjualan dari salah satu wilayah pemasaran. Dukungan yang sedikit lebih diberikan oleh DSS yang memungkinkan manajer menganalisis semua file. Manajer dapat bertanya pada database mengenai suatu laporan khusus yang menggunakan data dari file Persediaan. Contoh lain adalah laporan gaji bulanan yang disiapkan dari file Gaji. Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh system yang menyiapkan laporan dari berbagai file. Contoh dari laporan seperti itu adalah perhitungan rugi-laba dan analisis penjualan produk menurut pelanggan.
TUJUAN DSS
Perintis DSS yang lain di MIT, Peter G. W. Keen, bekerja sama dengan Scott Morton untuk mendefinisikan tiga tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka percaya bahwa DSS harus :
 Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.
 Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya
 Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.
Tujuan-tujuan ini berhubungan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS-struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas.
Struktur Masalah
Sulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur atau tak tersruktur. Sebagian besar bersifat semi-tersruktur-area kelabu Simon. Ini berarti bahwa DSS diarahkan pada area tempat sebagian besar masalah berada.
Dukungan Keputusan
DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Computer dapat diterapkan pada bagian masalah yang tersruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tak tersruktur-menerapkan penilaian atau intuisi, dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim pemecahan masalah dalam memecahkan yang berada di area semi-terstruktur yang luas.
Efektivitas Keputusan
Tujuan dari DSS bukanlah untuk membuat proses pengambilan keputusan seefisien mungkin. Waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan DSS adalah keputusan yang lebih baik.
Ketika membuat keputusan, manajer tidak selalu mencoba mencapai yang terbaik. Sejumlah model matematika akan melakukannya untuk manajer. Namun, dalam banyak kasus manajerlah yang harus memutuskan alternative mana yang terbaik. Manajer mungkin saja menghabiskan waktu ekstra untuk memperhalus solusi sehingga mencapai optimum, tetapi ketelitian yang meningkat senilai dengan waktu dan usaha yang telah dikeluarkan. Manajer menggunakan pertimbangan dalam menentukan kapan suatu keputusan akan berkontribusi pada suatu solusi masalah.
4. KANTOR MAYA
Kemampuan Otomatisasi Kantor (OA) untuk menghubungkan orang secara secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimanapun pegawai berada. Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, istilah yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis mana pun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.
Dampak Kantor Maya
Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an saat komputer mikro dan peralatan komunikasi murah memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecommuting diperkenalkan karena kelihatannya itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (commute) ke tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer seperti programmer system, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan perangkat lunak di rumah atau perahu sama seperti di kantor.
Keuntungan Kantor Maya
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja dan karena itu menghasilkan beberapa keuntungan, yaitu :
≈ Pengurangan biaya fasilitas. Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehinnga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
≈ Pengurangan biaya peralatan. Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagi sumber daya.
≈ Jaringan komunikasi formal. Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.
≈ Pengurangan penghentian kerja. Bila badai salju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.
≈ Kontribusi social. Kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Kantor maya karena itu memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya.
Lima keuntungan ini adalah keuntungan yang diterima perusahaan. Hanya keuntungan kontribusi sosial yang dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh pekerjaan.
Kerugian Kantor Maya
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukan dengan menyadari bahwa sebagian dampaknya dapat negatif.
 Rasa tidak memiliki. Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
 Takut kehilangan pekerjaan. Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap oraang dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin mejadi korban “pemecatan elektronik.”
 Semangat kerja yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Factor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Factor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di kantor tetap.
 Ketegangan keluarga. Bila ada ketegangan di rumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga.
Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara cermat. Karena itu, supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita.