Cara Pintar & Mudah Mengurangi Biaya Printer

Jika Anda sering mencetak dokumen dengan printer Anda, pasti Anda menyadari bahwa harga tinta dan kertas semakin mahal. Bahkan ada saatnya di mana total biaya mencetak Anda melebihi harga komputer Anda sendiri. Cara terbaik menghemat uang Anda adalah dengan tidak mencetak dokumen. Dengan kemajuan teknologi saat ini, keberadaan printer semakin tidak dibutuhkan, tetapi jika Anda memang harus mencetak suatu dokumen maka dibawah ini ada beberapa cara untuk menghemat dalam mencetak sekaligus membantu bumi kita menjadi lebih hijau.

Cetaklah Lebih Dari Satu Halaman di Selembar Kertas
Ini adalah cara paling sederhana untuk menghemat, terutama untuk presentasi PowerPoint, karena isi presentasinya biasanya masih mudah terbaca walaupun ukurannya diperkecil.

Pada kotak dialog print, pilih Handouts di "Print what" dan pilih jumlah banyaknya slide yang ingin dicetak di setiap lembar kertas. Anda juga bisa menghemat lebih banyak tinta jika mencetak dengan pilihan Grayscale.

Anda juga akan menemukan pengaturan yang sama pada dialog print di Microsoft Word, di mana Anda bisa menentukan jumlah halaman di setiap lembar kertas. Mencetak 2 halaman pada selembar kertas masih cukup terbaca dengan baik.
Banyak printer laser yang juga menyediakan pilihan duplex untuk mencetak pada kedua sisi kertas.

Gunakan Print Preview dan Shrink to Fit
Berapa kali Anda pernah salah mencetak suatu dokumen yang Anda kira cukup di selembar kertas tetapi ternyata tercetak pada dua lembar kertas? Jika Anda selalu mengklik tombol cetak tanpa melihat preview terlebih dahulu, maka Anda akan memboroskan banyak tinta dan kertas. Dengan menggunakan Print Preview maka Anda dapat menghindari kesalahan mencetak yang mungkin terjadi.

Firefox dan IE memiliki opsi yang disebut "Shrink to Fit" yang dapat mengecilkan konten sehingga menghemat kertas Anda, atau Anda bisa memilih tingkat perbesaran sesuka Anda untuk memuatnya ke selembar kertas saja.

Microsoft Word juga memiliki suatu opsi yang disebut "Shrink One Page" yang akan mencoba mengecilkan dokumen Anda sehingga cukup pada selembar kertas dengan mengecilkan font dan spasi dari teksnya.

Cetaklah Bagian yang Anda Butuhkan Saja
Daripada mencetak seluruh dokumen, hampir semua aplikasi memiliki sebuah fitur yang mungkin selama ini tidak Anda perhatikan yaitu fitur untuk mencetak hanya teks yang terblokir. Fitur ini sangat berguna jika Anda hanya ingin mencetak sebuah paragraf dari suatu website atau sebagian kecil teks dari suatu dokumen yang panjang, daripada Anda menghabiskan waktu dengan menghapus halaman-halaman yang tidak Anda butuhkan.

Cara ini dapat bekerja pada sebagian besar aplikasi seperti IE, Firefox, Microsoft Excel & Word. Cukup dengan memblokir bagian dokumen yang ingin Anda cetak dan pilih "Selection" di dialog print.

Cara ini sangat berguna jika Anda ingin mencetak dari suatu blog karena sangat sedikit blog yang tidak memasukkan bagian komentar dari tampilan cetak sehingga pada akhirnya Anda mencetak berlembar-lembar halaman yang isinya hanya komentar. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga bisa mencetak halaman-halaman tertentu saja, hal ini berguna jika Anda tidak bisa menyeleksi suatu dokumen tetapi mengetahui halaman yang ingin Anda cetak.

Anda juga bisa menggunakan Aardvark extension Firefox, untuk menyembunyikan elemen lain yang tidak ingin Anda cetak yang ada di halaman tersebut seperti iklan dan gambar lainnya.
Mencetak Banyak Seleksi Sekaligus Pada Selembar Kertas
Daripada mencetak sebuah seleksi secara satu persatu, Anda dapat menyeleksi berbagai bagian pada suatu halaman dan mencetaknya pada selembar kertas dengan HP Smart Web untuk IE dan Firefox 2.0. (Walaupun dibuat oleh HP, tetapi aplikasi ini dapat dipakai untuk semua printer). Aplikasi ini dapat menghemat banyak kertas jika Anda seringkali harus mencetak berbagai alamat atau kontak dari berbagai sumber sekaligus.

Sayangnya, add-on ini tidak bekerja di Firefox 3 bahkan setelah dicoba dengan Nightly Tester Tools. Semoga mereka akan segera memperbaharui produk ini, karena add-on ini sangat berguna untuk menghemat kertas.

Gunakan Mode Draft Sebagai Setting Default
Jika Anda menggunakan sebuah printer inkjet maka Anda tidak perlu menggunakan kualitas tinggi atau menengah untuk mencetak hal-hal kecil seperti artikel atau apapun itu. Anda akan menghemat banyak tinta (dan waktu) dengan memasang Fast Draft sebagai default pada printer properties, sehingga tidak perlu setiap kali mengganti settingya.

Buka folder Printers, klik kanan printer Anda dan pilih "Printing Preferences". Walaupun setiap jenis printer berbeda, tetapi hampir semuanya memiliki pilihan "Fast Draft" pada bagian kualitas cetakan. Anda juga dapat menghemat tinta warna dengan memilih grayscale sebagai default.



Banyak printer yang dapat menyimpan pengaturan Anda sebagai default sehingga Anda dapat dengan cepat memilih pengaturan yang Anda inginkan ketika mencetak dan menghemat banyak waktu.
Cetak ke PDF dan Bukan ke Kertas
Daripada mencetak dokumen pada kertas, Anda dapat "mencetaknya" menjadi file PDF yang lebih mudah diemail dan ramah lingkungan. Ada banyak pilihan untuk mencetak ke PDF termasuk: doPDF, PDFCreator atau CutePDF untuk pengguna Windows, CUPS-PDF untuk Linux dan pengguna Mac OS X telah memiliki fitur "Save as PDF", mereka juga bisa memasang CUPS-PDF sebagai "printer" yang sekaligus menjadi PDF converter.

Isi Ulang Sendiri Cartridge Printer Anda Kecuali Anda mencetak foto atau sesuatu yang membutuhkan kualitas tinggi (seperti CV misalnya), Anda dapat mengisi ulang cartridge printer Anda yang tentu saja lebih murah daripada membeli cartridge baru. Perlu diingat bahwa cartridge printer tidak dapat selamanya diisi ulang dan kemungkinan gagal cetak akan lebih besar daripada menggunakan cartridge baru, tetapi tentu saja yang menjadi pertimbangan adalah perbedaan harga yang cukup jauh. Jika Anda mau sedikit lebih susah, maka Anda bahkan bisa mengisi ulang sendiri cartridge Anda dan lebih menghemat lagi biaya yang harus dikeluarkan.

Gunakan GreenPrint untuk Menghitung Penghematan Anda
GreenPrint adalah sebuah aplikasi gratis yang bekerja sebagai virtual printer dan melihat dokumen Anda sebelum dikirim ke printer, sehingga Anda bisa membuang apa saja yang tidak ingin Anda cetak sekaligus memberikan pilihan untuk "mencetak" ke PDF atau kertas. Sebagai bonusnya Anda akan melihat sebuah laporan yang isinya berapa banyak kertas dan biaya yang telah Anda hemat.

20 Trik Perpanjang Waktu Pakai Baterai Laptop

Belakangan ini, teknologi mobile sudah menjadi semakin canggih dengan adanya komponen yang semakin ringan, chip yang lebih baik, dan prosesor yang lebih cepat. Tapi, ada satu bagian laptop yang selalu menjadi "tumit Achilles", yaitu baterai.

Sistem operasi intensif, grafik modern, dan berbagai aplikasi canggih lainnya sangatlah rakus menghabiskan waktu pakai baterai laptop Anda setiap hari. Dengan kecanggihan yang semakin meningkat, rata-rata waktu pakai baterai laptop tetap berkisar antara 3 – 4 jam. Tentu saja, hal ini masih menjadi masalah bagi para pekerja yang sering berpergian jarak jauh.

Cara paling efektif saat ini, tiada lain adalah membawa beberapa baterai cadangan dalam perjalanan Anda, walaupun memberatkan. Tapi, di bawah ini ada beberapa trik yang setidaknya bisa membantu Anda menghemat baterai laptop.
1. Bentuk Sistem Laptop dengan Defrag
Defragmentasi reguler bisa membantu Anda mengatur data agar lebih efisien sekaligus membuat hard drive (HD) bekerja lebih sedikit untuk mengakses data. Semakin HD bekerja lebih cepat, maka semakin sedikit beban yang akan ditanggung oleh baterai laptop. Efeknya memang terasa minim, tapi efisiensi ini bisa bekerja dengan baik bersamaan dengan perawatan HD.
2. Matikan Aplikasi Penghisap Tenaga
Segera matikan proses latar belakang yang tidak penting. Awasi penggunaan tenaga melalui Windows Task Manager [Ctrl+Alt+Del]. Jika Anda sedang tidak menggunakan internet, maka laptop Anda dalam keadaan aman untuk mematikan program yang tidak penting yang bekerja pada taskbar seperti antivirus dan firewall. Pangkas saja program tidak penting seperti "start-up" dengan menyalakan "fitur konfigurasi sistem" melalui "Run – Msconfig – Tab: Startup". Hilangkan tanda centang pada program-program yang tidak ingin Anda luncurkan dan reboot laptop Anda sekali.
3. Hentikan Sementara Tugas yang Dijadwalkan
Hal tersebut bisa berupa proses defrag atau virus scan, tapi pastikan saja Anda menjadwalkan aktifitas tersebut pada saat Anda berada dekat sumber listrik. Jika tidak, tunda atau kombinasikan secara bergantian di antara keduanya sampai menemukan waktu dan tempat untuk mengisi baterai.
4. Cabut Alat-Alat Eksternal
Alat-alat yang menggunakan USB bisa menjadi pengguna tenaga paling besar. Setelah memakai, jangan lupa untuk mencabut semua alat eksternal seperti tetikus, kartu PC, Wi-Fi, speaker eksternal, Bluetooth, dan bahkan sebuah iPod.
5. Kosongkan Drive CD/DVD
Jangan biarkan ada CD/DVD apapun tertinggal di dalam laptop jika memang sedang tidak digunakan. Drive yang berputar menghisap tenaga baterai bak spons menghisap air.
6. Jadikan Lokal
Usahakan tidak menggunakan DVD atau alat eksternal lainnya karena menghabiskan baterai. Masukkan file tersebut ke dalam HD atau gunakan virtual drive (gratis) seperti Pismo File Mount atau bahkan Virtual CD ROM Control Panel milik Microsoft.
7. Redupkan Lampu
Layar LCD laptop juga salah satu pemboros baterai. Kalibrasikan tingkat cahaya sampai kepada level terendah yang masih bisa Anda lihat dengan menggunakan tombol Function atau gunakan Display Setting pada Control Panel.
8. Matikan Suara
Matikan speaker dan hindari penggunaan software multimedia. Sound scheme yang terinstalasi juga bisa menghabiskan baterai laptop.
9. Jangan Gunakan Screensaver
10. Kunjungi Power Options
Kenalilah manajemen tenaga / daya melalui aplikasi "Power Options" pada Control Panel. Baik XP maupun Vista memiliki fitur advance ini untuk mematikan komponen seperti monitor dan/atau HD setelah interval spesifik. Sekali lagi ini tergantung pada "Power Schemes" (untuk XP) yang Anda pilih. Sebagai contoh pada XP, "Max Battery" di dalam Power Schemes bisa dipilih untuk memaksimumkan waktu pakai baterai.
11. Lupakan Saja Soal Tampilan
Windows Vista memiliki fitur seperti "Aero Glass" yang merupakan pemakan tenaga baterai. Anda bisa mematikannya dan tampil dengan gaya klasik saja yang menghabiskan tenaga lebih sedikit. Pada Vista, klik pada "Desktop – Preferences – View Colour – Appearance – Classic Appearance and Windows Basic graphical interface". Pada XP, "Display Properties – Theme – Windows Classic".
Sedikit info, Linux dan Mac memiliki sistem yang lebih baik dalam hal ini untuk mempertahankan baterai.
12. Hibernate Lebih Baik dari Sleep
Pada mode Stand By (atau Sleep Mode), komputer akan mematikan HD dan tampilan tapi memori tetap aktif sementara CPU diperlambat. Hal ini tentu saja menghabiskan baterai. Sedangkan, hibernate lebih baik karena laptop menyimpan semua kondisi terakhir dan mematikannya secara total untuk menghemat tenaga.
13. Dapatkan yang Terbaik dari Jumlah Yang Tersedikit
Bekerja dengan banyak program tentu saja lebih banyak memerlukan tenaga. Gunakan aplikasi grafik yang intensif seminimum mungkin. Bekerja pada spreadsheet menggunakan tenaga yang lebih sedikit dari pada memainkan game favorit Anda. Sebaiknya gunakan satu atau dua saja program yang benar-benar Anda butuhkan secara bersamaan.
14. Gunakan Lebih Banyak RAM
Kapasitas RAM yang besar bisa mengurangi beban memori virtual yang secara langsung mengakibatkan efek pada HD. Walaupun, setiap tambahan RAM akan menggunakan lebih banyak tenaga, penghematan dengan memotong akses tenaga ke HD akan lebih terasa.
15. Jaga Kebersihan Laptop
Laptop dengan ventilasi udara yang kotor akan menghasilkan panas lebih besar sekaligus mengurangi waktu pakai baterai. Bersihkan ventilasi udara secara berkala untuk menjaga temperatur tetap minimum. Biarkan daerah sekitar ventilasi sebisa mungkin terbuka atau kosong untuk memudahkan sirkulasi udara. Selain itu, jaga area sekitar laptop tetap bersih untuk menghindari debu masuk.
16. Hindari Tempat dengan Temperatur Tinggi
Sebisa mungkin, hindari laptop Anda dari sinar matahari langsung atau ditinggal pada mobil yang sedang tidak menyala.
17. Hindari Efek Memori
Masalah ini mungkin lebih diperuntukkan bagi baterai tipe Ni-MH dari pada Li-Ion. Efek memori berkaitan dengan kemampuan baterai yang terus menurun akibat di-recharge berulang kali padahal belum sepenuhnya kosong. Hal ini bisa dicegah dengan men-charge baterai apabila memang sudah kosong sama sekali. Sementara baterai tipe Li-Ion tidak memiliki masalah ini.
18. Update Software dan Driver
Biasanya, driver dan software yang terbaru, didesain untuk bekerja lebih efisien dari pada versi sebelumnya.
19. Gunakan Adaptor yang Tepat
Pastikan kalau adaptop yang Anda gunakan untuk mencharge laptop adalah versi orisinil atau spesifikasinya memang cocok. Tipe yang salah bisa mengakibatkan overload dan merusak laptop serta baterai Anda.
20. Rapikan Laptop
Jika Anda tidak ingin menggunakan laptop dalam beberapa waktu, pastikan laptop terisi hampir 40%, cabut baterainya, dan simpan pada tempat yang teduh.

NYAMAN BER-BRA RIA

Agar nyaman memakai bra, perlu diketahui cara memakai, merawat, dan menyimpannya secara tepat, yaitu :
1. Perbaharui ukuran bra jika tubuh mengalami perubahan. Jika berat badan bertambah atau berkurang, baru memiliki bayi, menjelang menopause, sedang mengonsumsi pil KB, kemungkinan size payudara berubah, ukuran bra juga berubah.
2. Yang mengangkat payudara dan memberi jarak dari torso di bawah tali bra. Bra demikian akan membuat tubuh terlihat lebih panjang dan ramping.
3. Kenakan underwire bra, khususnya jika nomor cup bra D. Jangan mengenakan bra kecil atau ketat hanya supaya menekan payudara dan membuatnya terlihat lebih kecil, sebab yang terjadi malah membuat payudara tumpah ke atas dan ke samping. Anda juga jadi sulit bernapas.
4. Siapkan berbagai jenis bra untuk berbagai kesempatan. Jika ingin memakai gaun kemben, tentu dibutuhkan strapless bra. Saat berolahraga, kenakan sports bra untuk gaun berleher rendah perlu cleavage bra.
5. Hindari bra warna putih, karena sama sekali tak terlihat indah. Kecuali ketika anda mengenakannya untuk busana berwarna putih. Sebaliknya anda harus memiliki bra warna-warna hitam, tatkala anda berbusana hitam. Sementara bra warna nude (krem muda) sangat disarankan untuk dikenakan. Warnanya saru dengan warna kulit dan tidak terlihat menonjol sendiri.
6. Kenakan bra yang kasual untuk akhir minggu. Jangan melepas bra bila di rumah karena payudara tetap perlu penyangga. Kenakan bra jenis racerback underwire yang memiliki spons tipis dan tali menyilang cukup lebar sehingga tidak membuat lemak di punggung menonjol ke luar.
7. Bra disimpan di bagian atas dalam laci dalam keadaan mendatar. Jangan sekali-kali menggulung atau melipatnya.
8. Cuci bra dengan tangan, bukan dengan mesin cuci. Selai itu jangan mengeringkannya langsung di bawah terik matahari. Ganti bra setiap hari. Bra juga memerlukan waktu untuk beristirahat, agar tidak kehilangan elastisitasnya.
9. Tali, bukan cup yang menyangga payudara. Tali bra seharusnya berada sedikit di bagian bawah punggung, di bawah tulang belikat. Bra juga seharusnya tetap berada di tempatnya, meskipun tali bahunya melenceng atau melorot.

COMPUTER BASE INFORMATION SYSTEM ( CBIS )

1. PENGOLAHAN DATA
Pengolahan data (data processing-DP) adalah manipulasi atau transformasi simbo-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Istilah pengolahan transaksi (transaction processing-TP) makin banyak digunakan untuk menggambarkan pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis. Walau istilah pengolahan data dan pengolahan transaksi dapat dipertukarkan, kita akan menggunakan istilah pengolahan data, karena lebih dikenal.
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang mengumpulakan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam mapun di luar perusahaan.
Gambar 1.1 adalah suatu model SIA. Model tersebut merupakan turunan dari model system umum perusahaan. Elemen input, transformasi dan output dari sistem fisik perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan.
Arus informasi ke lingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu-satunya CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing.
Gambar 1.1
Suatu Model Sistem Informasi Akuntansi


TUGAS PENGOLAHAN DATA
SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data, yaitu :
a. Pengumpulan Data
Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan oleh satu catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, maka disebut transaksi, karena itu timbullah istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
b. Manipulasi Data
Data perlu dimanipulasi untuk untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data meliputi :
 Pengklasifikasian
Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang komputer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (nomor pegawai), departemen pegawai itu (nomor departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji).
 Penyortiran
Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.
 Penghitungan
Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan. Dalam sistem gaji, misalnya, upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.
 Pengikhtisaran
Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dan seterusnya.
c. Penyimpanan Data
Di suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari, di perusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Secara umum, sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.
d. Penyiapan Dokumen
SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara :
• Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.
• Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah cek gaji yang disiapkan setiap hari Jumat.
Umumnya, output berbentuk dokumen kertas. Namun, semakin banyak pemakai yang menggunakan tampilan layar.
KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari subsistem CBIS yang lain. SIA :
• Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.
• Berpegang pada prosedur yang relati standar. Peraturan dan praktik yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datannya dengan cara yang pada dasarnya sama.
• Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trail). Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal.
• Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi jika pengolahan berkelompok (batch) digunakan.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal. SIA menghasilkan sebagai output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.
2. SIM
Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau submit di bawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu system utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Model SIM
Definisi di atas dapat digambarkan dengan model SIM pada Gambar 2.1. database berisi data yang disediakan oleh SIA. Selain itu, data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan. Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Output perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah perusahaan. Tidak seperti SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.
Gambar 2.1
Suatu Model SIM


KONSEP SUBSISTEM INFORMASI ORGANISASI
Ketika perusahaan semakin berpengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup seluruh perusahaan, manajer di area-area tertentu mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan mereka. Sistem-sistem informasi fungsional ini, atau subset-subset SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi atas informasi mengenai area-area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang di area lain. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran sistem informasi fungsional, dan banyak usaha dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan komputer ke seluruh operasi pemasaran.
Area manufaktur juga menerima pengolahan komputer dan menerapkan teknologi itu baik sebagai sistem informasi konseptual maupun sebagai komponen dalam sistem manufaktur fisik. Teknologi seperti robot pabrik dan system ban berjalan yang dikendalikan komputer merupakan contoh bagaimana proses manufaktur fisik telah dikomputerisasi. Usaha untuk menerapkan komputer sebagai sistem konseptual biasanya tidak muncul di bawah nama system informasi manufaktur. Sebaliknya, digunakan nama-nama seperti Material Requirements Planning (MRP) dan Computer Integrated Manufacturing (CIM). Semua aplikasi ini dikelompokkan di bawah nama system informasi manufacturing dalam Lampiran C Bidang keuangan juga tidak memperoleh sebutan system informasi keuangan, walau sistem informasi berbasis computer dalam bidang ini sudah umum. Kita menggunakan judul sistem informasi keuangan dalam pembahasan di Lampiran D.
Suatu area fungsional yang mengadopsi sebutan sistem informasi adalah sumber daya manusia, dan inilah area yang paling banyak mndapat perhatian. Istilah sistem informasi adalah sumber daya manusia (Human Resources Information System-HRIS) dan system manajemen sumber daya manusia (Human Resources Management System-HRMS) sudah umum. Sistem ini akan dibahas dalam Laporan E.
Yang sedang mendapat banyak perhatian adalah sistem informasi organisasi yang ditujukan pada tingkat manajemen, yaitu sistem informasi eksekutif (executive information system), atau EIS.
Suatu gejala yang aneh adalah kenyataan bahwa unit jasa informasi tidak menunjukkan minat yang sungguh untuk menerapkan konsep SIM dalam areanya sendiri. Ini ibarat anak pembuat sepatu bertelanjang kaki. CIO dan para manajer jasa informasi lain telah menggunakan informasi yang dihasilkan komputer selama bertahun-tahun tetapi belum memformalkan penggunaannya dalam bentuk suatu sistem informasi.
Kita telah menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer untuk menggambarkan semua sistem informasi perusahaan. Istilah yang sekarang sangat populer adalah enterprise information system. Ia dapat melaksanakan seluruh proses komputer perusahaan, dari tugas pengolahan data hingga penyiapan informasi manajemen. Istilah enterprise resource planning (ERP) menjelaskan cara enterprise information system dikembangkan. ERP merupakan perluasan dari konsep MRP yang dikembangkan di bagian manufaktur sehinnga mencakup keseluruhan perusahaan.
3.SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.
KONSEP SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN(DECISION SUPPORT SYSTEM-DSS)
Konsep DSS dimulai pada akhir tahun1960-an dengan timesharing komputer. Untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis informasi.
Jenis-jenis DSS menurut Alter
Pada tahun 1976, Steven L.Alter, saat itu mahasiswa tingkat doctor di MIT, dengan berdasarkan kerangka kerja Gorry dan Scott Morton melakukan penelitian atas 56 sistem pendukung keputusan. Penelitian ini memungkinkannya mengembangkan suatu taksonomi dan enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat dukungan pemecahan masalah. Keenam jenis tersebut, yaitu :
 Mengambil elemen-elemen informasi
 Menganalisis seluruh file
 Menyiapkan laporan dari berbagai file
 Memperkirakan akibat keputusan
 Mengusulkan keputusan
 Membuat keputusan
Jenis yang memberikan dukungan paling sedikit adalah jenis yang memungkinkan manajer mengambil elemen-elemen informasi. Manajer dapat bertanya pada database untuk mendapatkan angka penjualan dari salah satu wilayah pemasaran. Dukungan yang sedikit lebih diberikan oleh DSS yang memungkinkan manajer menganalisis semua file. Manajer dapat bertanya pada database mengenai suatu laporan khusus yang menggunakan data dari file Persediaan. Contoh lain adalah laporan gaji bulanan yang disiapkan dari file Gaji. Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh system yang menyiapkan laporan dari berbagai file. Contoh dari laporan seperti itu adalah perhitungan rugi-laba dan analisis penjualan produk menurut pelanggan.
TUJUAN DSS
Perintis DSS yang lain di MIT, Peter G. W. Keen, bekerja sama dengan Scott Morton untuk mendefinisikan tiga tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka percaya bahwa DSS harus :
 Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.
 Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya
 Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.
Tujuan-tujuan ini berhubungan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS-struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas.
Struktur Masalah
Sulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur atau tak tersruktur. Sebagian besar bersifat semi-tersruktur-area kelabu Simon. Ini berarti bahwa DSS diarahkan pada area tempat sebagian besar masalah berada.
Dukungan Keputusan
DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Computer dapat diterapkan pada bagian masalah yang tersruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tak tersruktur-menerapkan penilaian atau intuisi, dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim pemecahan masalah dalam memecahkan yang berada di area semi-terstruktur yang luas.
Efektivitas Keputusan
Tujuan dari DSS bukanlah untuk membuat proses pengambilan keputusan seefisien mungkin. Waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan DSS adalah keputusan yang lebih baik.
Ketika membuat keputusan, manajer tidak selalu mencoba mencapai yang terbaik. Sejumlah model matematika akan melakukannya untuk manajer. Namun, dalam banyak kasus manajerlah yang harus memutuskan alternative mana yang terbaik. Manajer mungkin saja menghabiskan waktu ekstra untuk memperhalus solusi sehingga mencapai optimum, tetapi ketelitian yang meningkat senilai dengan waktu dan usaha yang telah dikeluarkan. Manajer menggunakan pertimbangan dalam menentukan kapan suatu keputusan akan berkontribusi pada suatu solusi masalah.
4. KANTOR MAYA
Kemampuan Otomatisasi Kantor (OA) untuk menghubungkan orang secara secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimanapun pegawai berada. Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, istilah yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis mana pun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.
Dampak Kantor Maya
Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an saat komputer mikro dan peralatan komunikasi murah memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecommuting diperkenalkan karena kelihatannya itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (commute) ke tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer seperti programmer system, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan perangkat lunak di rumah atau perahu sama seperti di kantor.
Keuntungan Kantor Maya
Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja dan karena itu menghasilkan beberapa keuntungan, yaitu :
≈ Pengurangan biaya fasilitas. Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehinnga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.
≈ Pengurangan biaya peralatan. Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagi sumber daya.
≈ Jaringan komunikasi formal. Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.
≈ Pengurangan penghentian kerja. Bila badai salju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.
≈ Kontribusi social. Kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Kantor maya karena itu memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya.
Lima keuntungan ini adalah keuntungan yang diterima perusahaan. Hanya keuntungan kontribusi sosial yang dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh pekerjaan.
Kerugian Kantor Maya
Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukan dengan menyadari bahwa sebagian dampaknya dapat negatif.
 Rasa tidak memiliki. Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.
 Takut kehilangan pekerjaan. Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap oraang dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin mejadi korban “pemecatan elektronik.”
 Semangat kerja yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Factor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Factor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di kantor tetap.
 Ketegangan keluarga. Bila ada ketegangan di rumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga.
Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara cermat. Karena itu, supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita.

COMPUTER BASE INFORMATION SYSTEM ( CBIS )

COMPUTER BASE INFORMATION SYSTEM

( CBIS )

1. PENGOLAHAN DATA

Pengolahan data (data processing-DP) adalah manipulasi atau transformasi simbo-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Istilah pengolahan transaksi (transaction processing-TP) makin banyak digunakan untuk menggambarkan pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis. Walau istilah pengolahan data dan pengolahan transaksi dapat dipertukarkan, kita akan menggunakan istilah pengolahan data, karena lebih dikenal.

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang mengumpulakan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam mapun di luar perusahaan.

Gambar 1.1 adalah suatu model SIA. Model tersebut merupakan turunan dari model system umum perusahaan. Elemen input, transformasi dan output dari sistem fisik perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan lingkungan, lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan.

Arus informasi ke lingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu-satunya CBIS yang bertanggung jawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggung jawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing.

Gambar 1.1

Suatu Model Sistem Informasi Akuntansi

TUGAS PENGOLAHAN DATA

SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data, yaitu :

v Pengumpulan Data

Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan oleh satu catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, maka disebut transaksi, karena itu timbullah istilah pengolahan transaksi. Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

v Manipulasi Data

Data perlu dimanipulasi untuk untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data meliputi :

Ø Pengklasifikasian

Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang komputer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji mencakup kode-kode yang mengidentifikasi pegawai (nomor pegawai), departemen pegawai itu (nomor departemen) dan klasifikasi gaji pegawai (kelas gaji).

Ø Penyortiran

Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.

Ø Penghitungan

Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan. Dalam sistem gaji, misalnya, upah per jam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.

Ø Pengikhtisaran

Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dan seterusnya.

v Penyimpanan Data

Di suatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari, di perusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data disimpan pada media penyimpanan sekunder dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Secara umum, sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.

v Penyiapan Dokumen

SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara :

· Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.

· Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah cek gaji yang disiapkan setiap hari Jumat.

Umumnya, output berbentuk dokumen kertas. Namun, semakin banyak pemakai yang menggunakan tampilan layar.

KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari subsistem CBIS yang lain. SIA :

· Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.

· Berpegang pada prosedur yang relati standar. Peraturan dan praktik yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datannya dengan cara yang pada dasarnya sama.

· Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trail). Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal.

· Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi jika pengolahan berkelompok (batch) digunakan.

· Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal. SIA menghasilkan sebagai output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.

2. SIM

Sistem Informasi Manajemen (SIM) didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau submit di bawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu system utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dari simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non-manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Model SIM

Definisi di atas dapat digambarkan dengan model SIM pada Gambar 2.1. database berisi data yang disediakan oleh SIA. Selain itu, data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan. Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodik dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Output perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah perusahaan. Tidak seperti SIA, SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan.

Gambar 2.1

Suatu Model SIM

KONSEP SUBSISTEM INFORMASI ORGANISASI

Ketika perusahaan semakin berpengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup seluruh perusahaan, manajer di area-area tertentu mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan mereka. Sistem-sistem informasi fungsional ini, atau subset-subset SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi atas informasi mengenai area-area fungsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang di area lain. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran sistem informasi fungsional, dan banyak usaha dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan komputer ke seluruh operasi pemasaran.

Area manufaktur juga menerima pengolahan komputer dan menerapkan teknologi itu baik sebagai sistem informasi konseptual maupun sebagai komponen dalam sistem manufaktur fisik. Teknologi seperti robot pabrik dan system ban berjalan yang dikendalikan komputer merupakan contoh bagaimana proses manufaktur fisik telah dikomputerisasi. Usaha untuk menerapkan komputer sebagai sistem konseptual biasanya tidak muncul di bawah nama system informasi manufaktur. Sebaliknya, digunakan nama-nama seperti Material Requirements Planning (MRP) dan Computer Integrated Manufacturing (CIM). Semua aplikasi ini dikelompokkan di bawah nama system informasi manufacturing dalam Lampiran C Bidang keuangan juga tidak memperoleh sebutan system informasi keuangan, walau sistem informasi berbasis computer dalam bidang ini sudah umum. Kita menggunakan judul sistem informasi keuangan dalam pembahasan di Lampiran D.

Suatu area fungsional yang mengadopsi sebutan sistem informasi adalah sumber daya manusia, dan inilah area yang paling banyak mndapat perhatian. Istilah sistem informasi adalah sumber daya manusia (Human Resources Information System-HRIS) dan system manajemen sumber daya manusia (Human Resources Management System-HRMS) sudah umum. Sistem ini akan dibahas dalam Laporan E.

Yang sedang mendapat banyak perhatian adalah sistem informasi organisasi yang ditujukan pada tingkat manajemen, yaitu sistem informasi eksekutif (executive information system), atau EIS.

Suatu gejala yang aneh adalah kenyataan bahwa unit jasa informasi tidak menunjukkan minat yang sungguh untuk menerapkan konsep SIM dalam areanya sendiri. Ini ibarat anak pembuat sepatu bertelanjang kaki. CIO dan para manajer jasa informasi lain telah menggunakan informasi yang dihasilkan komputer selama bertahun-tahun tetapi belum memformalkan penggunaannya dalam bentuk suatu sistem informasi.

Kita telah menggunakan istilah sistem informasi berbasis komputer untuk menggambarkan semua sistem informasi perusahaan. Istilah yang sekarang sangat populer adalah enterprise information system. Ia dapat melaksanakan seluruh proses komputer perusahaan, dari tugas pengolahan data hingga penyiapan informasi manajemen. Istilah enterprise resource planning (ERP) menjelaskan cara enterprise information system dikembangkan. ERP merupakan perluasan dari konsep MRP yang dikembangkan di bagian manufaktur sehinnga mencakup keseluruhan perusahaan.

3. SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan yang perlu diikuti dalam memecahkan masalah untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan.

KONSEP SISTEM PENUNJANG KEPUTUSAN(DECISION SUPPORT SYSTEM-DSS)

Konsep DSS dimulai pada akhir tahun1960-an dengan timesharing komputer. Untuk pertama kalinya seseorang dapat berinteraksi langsung dengan komputer tanpa harus melalui spesialis informasi.

Jenis-jenis DSS menurut Alter

Pada tahun 1976, Steven L.Alter, saat itu mahasiswa tingkat doctor di MIT, dengan berdasarkan kerangka kerja Gorry dan Scott Morton melakukan penelitian atas 56 sistem pendukung keputusan. Penelitian ini memungkinkannya mengembangkan suatu taksonomi dan enam jenis DSS yang didasarkan pada tingkat dukungan pemecahan masalah. Keenam jenis tersebut, yaitu :

• Mengambil elemen-elemen informasi
• Menganalisis seluruh file
• Menyiapkan laporan dari berbagai file
• Memperkirakan akibat keputusan
• Mengusulkan keputusan
• Membuat keputusan

Jenis yang memberikan dukungan paling sedikit adalah jenis yang memungkinkan manajer mengambil elemen-elemen informasi. Manajer dapat bertanya pada database untuk mendapatkan angka penjualan dari salah satu wilayah pemasaran. Dukungan yang sedikit lebih diberikan oleh DSS yang memungkinkan manajer menganalisis semua file. Manajer dapat bertanya pada database mengenai suatu laporan khusus yang menggunakan data dari file Persediaan. Contoh lain adalah laporan gaji bulanan yang disiapkan dari file Gaji. Dukungan yang lebih lagi diberikan oleh system yang menyiapkan laporan dari berbagai file. Contoh dari laporan seperti itu adalah perhitungan rugi-laba dan analisis penjualan produk menurut pelanggan.

TUJUAN DSS

Perintis DSS yang lain di MIT, Peter G. W. Keen, bekerja sama dengan Scott Morton untuk mendefinisikan tiga tujuan yang harus dicapai DSS. Mereka percaya bahwa DSS harus :

¯ Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi-terstruktur.

¯ Mendukung penilaian manajer bukan mencoba menggantikannya

¯ Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer daripada efisiensinya.

Tujuan-tujuan ini berhubungan dengan tiga prinsip dasar dari konsep DSS-struktur masalah, dukungan keputusan, dan efektivitas.

Struktur Masalah

Sulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur atau tak tersruktur. Sebagian besar bersifat semi-tersruktur-area kelabu Simon. Ini berarti bahwa DSS diarahkan pada area tempat sebagian besar masalah berada.

Dukungan Keputusan

DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Computer dapat diterapkan pada bagian masalah yang tersruktur, tetapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tak tersruktur-menerapkan penilaian atau intuisi, dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim pemecahan masalah dalam memecahkan yang berada di area semi-terstruktur yang luas.

Efektivitas Keputusan

Tujuan dari DSS bukanlah untuk membuat proses pengambilan keputusan seefisien mungkin. Waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan DSS adalah keputusan yang lebih baik.

Ketika membuat keputusan, manajer tidak selalu mencoba mencapai yang terbaik. Sejumlah model matematika akan melakukannya untuk manajer. Namun, dalam banyak kasus manajerlah yang harus memutuskan alternative mana yang terbaik. Manajer mungkin saja menghabiskan waktu ekstra untuk memperhalus solusi sehingga mencapai optimum, tetapi ketelitian yang meningkat senilai dengan waktu dan usaha yang telah dikeluarkan. Manajer menggunakan pertimbangan dalam menentukan kapan suatu keputusan akan berkontribusi pada suatu solusi masalah.

4. KANTOR MAYA

Kemampuan Otomatisasi Kantor (OA) untuk menghubungkan orang secara secara elektronik telah membuka cara baru melakukan pekerjaan kantor. Bahkan OA membuat pekerjaan kantor tidak perlu dikerjakan di kantor. Sebaliknya, pekerjaan tersebut dapat dilakukan dimanapun pegawai berada. Nama yang diberikan untuk kemampuan ini adalah kantor maya, istilah yang berarti bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan di lokasi geografis mana pun selama tempat kerja itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

Dampak Kantor Maya

Kantor maya mulai muncul pada tahun 1970-an saat komputer mikro dan peralatan komunikasi murah memungkinkan seseorang bekerja di rumah. Pada saat itu istilah teleprocessing digunakan untuk menjelaskan komunikasi data, selanjutnya istilah telecommuting diperkenalkan karena kelihatannya itu merupakan cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana pegawai dapat “ulang-alik” (commute) ke tempat kerja secara elektronik. Telecommuter pertama antara lain adalah ilmuwan komputer seperti programmer system, yang menyadari bahwa mereka dapat menciptakan perangkat lunak di rumah atau perahu sama seperti di kantor.

Keuntungan Kantor Maya

Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja dan karena itu menghasilkan beberapa keuntungan, yaitu :

≈ Pengurangan biaya fasilitas. Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehinnga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

≈ Pengurangan biaya peralatan. Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatu LAN berbagi sumber daya.

≈ Jaringan komunikasi formal. Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap.

≈ Pengurangan penghentian kerja. Bila badai salju, banjir, angin ribut, dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan.

≈ Kontribusi social. Kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Kantor maya karena itu memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya.

Lima keuntungan ini adalah keuntungan yang diterima perusahaan. Hanya keuntungan kontribusi sosial yang dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh pekerjaan.

Kerugian Kantor Maya

Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukan dengan menyadari bahwa sebagian dampaknya dapat negatif.

ü Rasa tidak memiliki. Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

ü Takut kehilangan pekerjaan. Karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap oraang dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin mejadi korban “pemecatan elektronik.”

ü Semangat kerja yang rendah. Sejumlah faktor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Factor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Factor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di kantor tetap.

ü Ketegangan keluarga. Bila ada ketegangan di rumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga.

Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara cermat. Karena itu, supaya kantor maya berhasil, perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita.