PENJELASAN JENIS-JENIS SUMBER DAYA INFORMASI

Sejumlah usaha awal dalam manajemen informasi terfokus pada data. Usaha tersebut sejalan dengan meluasnya penggunaan sistem manajemen database (database management system), atau DBMS, selama tahun 1970-an dan 1980-an. Perusahaan-perusahaan beralasan bahwa jika mereka mengelola data mereka dengan menerapkan DBMS yang berbasis computer, mereka berarti juga akan mengelola informasi mereka.
Namun ada pandangan yang lebih luas bahwa anda dapat mengelola informasi dengan mengelola sumber yang menghasilkan informasi. Dengan kata lain, daripada berkonsentrasi pada input (data) dan output (informasi), perhatian seharusnya juga diberikan pada pengolah informasi (information processor) yang mengubah input menjadi output. Pengolah ini meliputi perangkat keras dan perangkat lunak, sera orang-orang yang mengembangkan, mengoperasikan, dan menggunakan system. Juga termasuk fasilitas yang menyimpan sumber daya tersebut.
Jenis-jenis sumber daya informasi, antara lain :
1. HARDWARE
Hardware merupakan salah satu element dari sistem komputer, suatu alat yang bias dilihat dan diraba oleh manusia secara langsung, ang mendukung proses komputerisasi. Dalam bahasa Indonesia disebut dengan perangkat keras. Merupakan perangkat yang dapat kita lihat dan dapat kita sentuh secara fisik, seperti perangkat masukan, perangkat pemroses, maupun perangkat keluaran.
Peralatan ini umumnya cukup canggih. Dia dapat bekerja berdasarkan perintah yang ada padanya, yang disebut juga dengan instruction set. Dengan adanya perintah yang dimengerti oleh mesin tersebut, maka perintah tersebut melakukan berbagai aktifitas kepada mesin yang dimengeri oleh mesin tersebut sehingga mesin bisa bekerja berdasarkan susunan perintah yang didapatkan olehnya. Contoh dari hardware misalnya : CPU, monitor, mouse, printer, dan lain-lain.
Istilah yang berkaitan dengan hardware antara lain :
≈ Hardware key : sarana fisik yang digunakan untuk mengamankan sistem komputer dari penggunaan yang tidak sah
≈ Hardware check : check otomatis, automatic yang dilaksanakan oleh hardware untuk mendeteksi kesalahan atau problem in…
≈ Hardware sharing : bagi pakai hardware secara bersama-sama. Dengan adanya fasilitas jaringan network kemudian menggunakan..
≈ Hardware monitor : board level circuit terpisah yang digunakan untuk mengawasi kinerja sistem yaitu sistem hardware atau software.
≈ Hardware control : pengontrol perangkat keras

2. SOFTWARE
Istilah software atau yang disebut juga perangkat lunak adalah sekumpulan perintah yang dijalankan (atau dieskusi) oleh komputer. Program komputer ini terdiri dari susunan logika untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu di komputer. Perangkat lunak ini melibatkan berbagai komponen dalam computer, seperti system operasi, program, dan data yang disimpan atau dibaca. Logika yang ada dalam perangkat lunak tersebut disusun sedemikian rupa sehingga computer dapat memahami dan menjalankan instruksi yang terkandung didalamnya.
Seperti nama lainnya itu, yaitu perangkat lunak, sifatnya pun berbeda dengan hardware atau perangkat keras, jika perangkat keras adalah komponen yang nyata yang dapat diliat dan disentuh oleh manusia, maka software atau Perangkat lunak tidak dapat disentuh dan dilihat secara fisik, software memang tidak tampak secara fisik dan tidak berwujud benda tapi kita bisa mengoperasikannya.
Pengembangan software berbasiskan open source, saat ini telah menjadi suatu fenomena tersendiri. Model ini telah berkembang sejak awal mula perkembangan teknologi computer, namun kini telah menjadi semakin populer terutama berkat pemakaian internet di berbagai bidang. Banyak software-software yang mendukung internet merupakan software open source. Gema open source pun telah sampai hingga Indonesia, terbukti dengan mulai munculnya proyek-proyek yang bersifat open source, berkisar dari proyek pengembangan software hingga pembuatan dokumentasi. Perkembangan ini tentu saja sangat membanggakan. Namun demikian pengembangan software berbasiskan open source di Indonesia masih memiliki banyak hambatan yang sewaktu-waktu dapat mengancam kelangsungannya. Oleh karena itu, diperlukan langkah-langkah yang dilakukan oleh berbagai pihak untuk mengatasinnya.
Saat ini open source telah menjadi suatu tren dan berita besar di berbagai media massa. Berbagai perusahaan perangkat lunak besar, seperti IBM, Oracle, Sun, pun berbondong-bondong mengumumkan bahwa produk-produk yang dihasilkannya adalah produk open source. Namun demikian apakah sebenarnya open source tersebut.Disebut juga dengan perangkat lunak, merupakan kumpulan beberapa perintah yang dieksekusi oleh mesin computer dalam menjalankan pekerjaannya. perangkat lunak ini merupakan catatan bagi mesin komputer untuk menyimpan perintah, maupun dokumen serta arsip lainnya.
Software merupakan data elektonik yang disimpan sedemikian rupa oleh komputer itu sendiri, data yang disimpan ini dapat berupa program atau intruksi yang akan dijalankan oleh perintah, maupun catatan-catatan yang diperlukan oleh komputer untuk menjalankan perintah yang dijalankannya. Untuk mencapai keinginannya tersebut dirancanglah suatu susunan logika, logika yang disusun ini diolah melalui perangkat lunak, yang disebut juga dengan program beserta data-data yang diolahnya. Pengeloahan pada software ini melibatkan beberapa hal, diantaranya adalah system opersi program, dan data. Software ini mengatur sedemikian rupa sehingga logika yang ada dapat dimengerti oleh mesin komputer.
Istilah yang berkaitan dengan software antara lain :
 Software house : rumah pemroduksi perangkat lunak
 Software driver : berupa sebuah program atau software yang digunakan di sistem komputer.
 Software design : kegiatan menterjemahkan masalah yang sudah didefinisikan ke dalam bentuk yang mudah dimengerti oleh pemakai.
 Software testing : uji coba terhadap program yang telah dikerjakan.
 Software developer : pengembang software atau perangkat lunak. Baik perorangan maupun melalui suatu instansi berbadan hukum.
3. SPESIALIS INFORMASI
Spesialisasi informasi (information specialist) untuk mengambarkan pegawai perusahaan yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara system berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi, yaitu : analis sistem (system analist), pengelola database (database administrator), spesialis jaringan (network specialist), programmer, dan operator.
Analis sistem bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.
Pengelola database bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai. Setelah database diciptakan, pengelola database mengelola sumber daya yang penting ini.
Spesialis jaringan bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang computer dan telekomunikasi. Gerakan baru dari spesialis jaringan, yang disebut webmaster, memiliki keahlian khusus dalam menggunakan World Wide Web.
Programmer menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-instruksi yang menyebabkan computer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.
Operator menangani peralatan komputer berskla besar seperti komputer mainframe dan komputer mini. Operator memantau layar komputer, mengganti ukuran-ukuran kertas di printer, mengelola perpustakaan tape dan disk storage, serta melakukan tugas-tugas serupa lainnya.
4. PEMAKAI
Pada akhir 1970-an dimulai suatu kecenderungan, yang berpengaruh besar pada pengunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini adalah end-user computing. End user sinonim dengan pemakai, ia menggunakan produk akhir suatu sistem berbasis komputer. Jadi, end-user computing (EUC) adalah pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai. End-user computing berkembang karena empat pengaruh utama, yaitu :
 Meningkatnya pengetahuan tentang komputer
 Antrian jasa informasi
 Perangkat keras yang murah
 Perangkat lunak jadi
Peran pemakai tidak perlu bertanggung jawab penuh dalam pengembangan sistem, tetapi mereka harus melakukan sebagian pengembangan sistem. Dalam banyak kasus, pemakai akan bekerja dengan para spesialis informasi bersama-sama mengembangkan sistem. Karena itu, konsep EUC tidak berarti bahwa para spesialis informasi tidak dibutuhkan lagi. Sebaliknya, ini berarti bahwa para spesialis akan lebih banyak melaksanakan peran konsultasi daripada sebelumnya.
Para pemakai akhir dapat dikelompokkan menjadi empat golongan berdasarkan kemampuan komputer mereka, yaitu :
 Pemakai Akhir Tingkat Menu (Menu-Level End Users)
 Pemakai Akhir Tingkat Perintah (Command-Level End Users)
 Pemakai Akhir Tingkat Pemrograman (End Users Programmers)
 Personil Pendukung Fungsional (Functional Support Personal)
EUC memberikan manfaat bagi perusahaan dalam dua cara utama : EUC menyeimbangkan kemampuan pengembang dengan tantangan sistem, serta EUC menghilangkan atau mengurangi kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis informasi.
Manfaat EUC bukannya tanpa biaya. Saat para pemakai mengmbangkan sistem mereka sendiri, perusahaan dihadapkan pada sejumlah risiko, antara lain :
 System yang buruk sasarannya
 System yang buruk rancangan dan dokumentasinya
 Penggunaan sumber daya informasi yang tidak efisien
 Hilangnya integritas data
 Hilangnya keamanan
 Hilangnya pengendalian
Karena manfaat potensialnya, perusahaan harus mengembangkan rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan EUC untuk bertumbuh dan berkembang. Mengenai risiko, jenis pengendalian yang sama dengan yang telah bekerja baik pada jasa informasi harus diterapkan pada area pemakai.
5. FASILITAS
Fasilitas merupakan sumber daya untuk menyimpan dan mendukung sisem informasi, contohnya teknologi informasi. Kita menggunakan fasilitas yang ada untuk menyimpan dan mendukung sumber daya tersebut. Mungkin sulit untuk menemukan suatu perusahaan yang telah menggunakan teknologi informasi secara lebih berhasil daripada Federal Express. Dengan menyadari kontribusi yang dapat dilakukan teknologi informasi pada operasi perusahaan dan dengan berupaya menerapkan teknologi termaju Federal Express, atau FedEx, telah tumbuh dari bisnis awal pengiriman surat semalam menjadi perusahaan milyaran dollar.
FedEx juga telah memanfaatkan Web untuk komunikasi internal, dengan menciptakan jaringan internal, yang dinamakan internet, yang memberikan akses ke Web bagi para karyawannya di deluruh dunia. FedEx juga telah melatih para karyawannya HTML dasar dan peralatan pembuat Web lain sehingga mereka dapat lebih mudah menggunakan Web. Pemakaian Web ini dilengkapi dengan fasilitas surat elektronik yang memungkinkan para pegawai FedEx berkomunikasi dengan pegawai lainnya, orang-orang di perusahaan pelanggan, dan pemasok dimanapun di dunia.
6. DATABASE
Basis data (database) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.
Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data kedalam media penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report data.
Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user. Jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisien yang digunakan adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks, tetapi tetap dapat digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas struktur data. Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa masalah bila tidak menggunakan data yang terpusat, seperti adanya duplikasi data, hubungan antar data tidak jelas, organisasi data dan update menjadi rumit. Jadi tujuan dari pengaturan data dengan menggunakan basis data adalah :
• Menyediakan penyimpanan data untuk dapat digunakan oleh organisasi saat sekarang dan masa yang akan datang.
• Kemudahan pemasukan data, sehingga meringankan tugas operator dan menyangkut pula waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang ditangani.
• Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up-to-date dan dapat mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi di setiap sistem.
• Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, pengubahan, pengerusakan dan gangguan-gangguan lain.
Struktur file database :
 Data adalah satu satuan informasi yang akan diolah, di mana sebelum diolah dikumpulkan di dalam suatu file database. Pengumpulan data dilakukan secara sistematis menurut struktur file database tersebut.
 Record adalah data yang isinya merupakan satu kesatuan seperti Nama, Alamat, Nomor Telepon. Setiap keterangan yang mencakup Nama, Alamat, dan Nomor Telepon dinamakan satu record. Dan setiap record diberi nomor urut yang disebut nomor record (Record Number). Ukuran suatu file database ditentukan oleh jumlah record yang tersimpan di dalamnya.
 Field adalah sub bagian dari Record. Dari contoh isi record di atas maka terdiri dari 3 field, yaitu field Nama, field Alamat, dan field Nomor Telepon.

Perbedaan
File manajemen tradisional File manajemen database
1. Program oriented
2. Kaku
3. Kerangkapan data 1. Data oriented
2. Luwes
3. Tidak terjadi kerangkapan data

Kelemahan
File manajemen tradisional File manajemen database
1.Timbulnya data rangkap dan ketidakkonsistenan data
2.Data tidak dapat digunakan secara bersama-sama
3. Kesukaran dalam mengakses data
4. Tidak fleksibel
5. Data tidak standart 1. Storage yang dibutuhkan besar
2. Dibutuhkan tenaga spesialis
3. Software mahal
4.Kerusakan pada database dapat mempengaruhi departemen lain yang terkait

Keuntungan file manajemen data base :
1. Tidak terjadi kerangkapan data
2. Data lebih konsisten
3. Data dapat digunakan bersama-sama
4. Data dapat distandarisasi
5. Keamanan data dapat terjamin
6. Integritas data terpelihara
7. Data independen
7. INFORMASI
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Dalam hal ini data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata. Atau data adalah representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dll, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.
Menurut Davis dalam Abdul Kadir, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain, dan perhatian pada topik ini bersumber dari dua pengaruh. Pertama, bisnis telah menjadi semakin rumit, dan kedua, computer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, non-manajer, serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer berada pada semua tingkat organisasional perusahaan, dan dalam area bisnis. Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran, dan untuk berhasil, manajer memerlukan keahlian dalam komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer (computer literate), tetapi yang lebih penting, mereka perlu mengerti informasi (information literate).
Pada saat ini kegiatan Data Processing sudah semakin luas, baik yang berorientasi kepada ilmu pengetahuan, komersil/bisnis maupun kegiatan pemerintahan, sehingga data yang diolahpun akan bermacam-macam sesuai dengan bidang pekerjaan tersebut. Dari keterangan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data tersebut merupakan bahan yang akan diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih mempunyai arti. Sedangkan informasi adalah hasil pengolahan data atau hasil proses dari data tersebut. Proses perubahan dari data menjadi informasi merupakan fungsi utama dari pengolahan data. Cara pengolahan data menjadi informasi tersebut bisa bermacam-macam misalnya secara manual (sempoa), mekanis (register), elektris (kalkulator) dan elektronik (komputer).